Федеральная налоговая служба информирует налогоплательщиков о необходимости обновления квалифицированных электронных подписей (КЭП) для взаимодействия с Системой формирования отчетности (СФР) - изменения вступят в силу к сентябрю 2026 года.
Это важное уведомление касается организаций и индивидуальных предпринимателей, которые подают электронную отчетность: если подпись не будет обновлена в срок, доступ к отправке документов в СФР может быть приостановлен.
Суть нововведения и почему это важно Налоговые органы и операторы электронного документооборота постепенно переводят взаимодействие с СФР на новые технические стандарты безопасности.
В результате действующие сертификаты электронных подписей, выданные ранее, могут не соответствовать обновленным требованиям инфраструктуры.
В частности, это касается сроков действия и алгоритмов шифрования, а также форматов сведений, необходимых для корректной идентификации подписанта.
Если подпись окажется несоответствующей - отчеты либо не будут приниматься, либо возникнут технические препятствия при их отправке и обработке.
Для компаний задержка с обновлением чревата не только техническими неудобствами, но и риском нарушений сроков сдачи отчетности, что потенциально влечет штрафы и претензии со стороны контролирующих органов.
Индивидуальные предприниматели также должны учесть возможные перебои в работе, особенно те, кто регулярно отправляет отчеты и расчетные документы через СФР.
Кому необходимо обновить подпись и в какие сроки Обновление подписи потребуется всем пользователям, которые используют квалифицированные электронные подписи для подачи отчетности в СФР: юрлицам, индивидуальным предпринимателям и их представителям.
Особое внимание следует обратить тем, чьи сертификаты были выданы давно и срок их действия приближается к окончанию.
Также стоит проверить подписи, выпущенные по старым алгоритмам шифрования или с форматами, которые могут быть признаны устаревшими. Рекомендованный график действий - не откладывать процедуру до последней минуты.
Оптимально начать подготовку и оформление новых сертификатов заранее, чтобы исключить риски, связанные с техническими сбоями у удостоверяющих центров в пиковый период обращений.
Лучше планировать обновление минимум за несколько месяцев до сентябрьского дедлайна 2026 года.
Как подготовиться и пройти процедуру обновления Прежде чем обращаться в удостоверяющий центр за новым сертификатом, следует выполнить ряд подготовительных шагов. Уточните текущий статус вашей подписи: срок действия, алгоритмы шифрования и соответствие техническим требованиям СФР.
Это можно сделать через личный кабинет на портале вашей аккредитованной организации или в службе поддержки вашего оператора электронного документооборота.
Далее определите, какой тип сертификата вам нужен: для руководителя организации, для главного бухгалтера, для ИП или для уполномоченного представителя. В разных случаях требуются разные данные и документы.
Подготовьте копии уставных документов, приказов о назначении ответственных лиц, ИНН, паспортные данные и иные требуемые сведения. После этого свяжитесь с выбранным удостоверяющим центром, согласуйте формат и сроки выпуска сертификата, а также уточните порядок доставки или получения ключевого носителя.
Советы и частые ошибки При обновлении КЭП важно учитывать несколько распространенных ошибок, которые приводят к дополнительным задержкам.
Одна из них - неполный или некорректно оформленный пакет документов. Перед подачей заявления тщательно проверьте список требуемых копий и заверений. Вторая ошибка - пропуск срока.
Даже если срок действия подписи истекает через несколько месяцев, технические сбои в последний момент могут оставить без возможности своевременно обновить сертификат.
Также встречаются ситуации, когда организации меняют оператора электронного документооборота в период обновления подписи. Это требует дополнительной синхронизации настроек и переноса ключей, что увеличивает время на переход.
Рекомендуется заранее обсудить такие изменения с IT- и бухгалтерскими службами, а при необходимости - привлечь внешних консультантов.
Наконец, не забывайте про резервные варианты: наличие дополнительного подписанта или запасного сертификата поможет избежать простоев в критические моменты.
Что делать, если доступ к СФР потерян Если по какой-то причине вы обнаружили, что отчеты не проходят из-за подписи, первым делом проверьте статус сертификата и настройки программного обеспечения.
Свяжитесь с удостоверяющим центром для выяснения причин отказа и с вашим оператором ЭДО - возможно, потребуется перенастройка профилей или переустановка драйверов ключевого носителя. При отсутствии оперативного решения рассмотрите временные меры: использование запасного подписанта в организации, обращение к доверенному представителю или оформление срочного сертификата, если такая услуга предлагается удостоверяющим центром.
В случаях, когда нарушение сроков подачи отчетности неизбежно, документируйте все попытки отправки и обращения в техподдержку поможет при дальнейшем разбирательстве с контролирующими органами и может смягчить последствия в виде штрафов.
Итоги и план действий до сентября 2026 Подытожим: к сентябрю 2026 года требуется привести квалифицированные электронные подписи в соответствие с новыми требованиями для корректной работы с СФР.
Это касается большинства юридических лиц и ИП, активно использующих электронную отчетность.
Чтобы избежать перебоев и штрафов, действуйте заранее: проверьте текущие сертификаты, подготовьте документы и договоритесь с удостоверяющим центром о выпуске новых подписей в удобные сроки.
На практике это означает: провести инвентаризацию текущих подписей, составить список ответственных лиц и план обновления, выделить бюджет на услуги удостоверяющих центров и при необходимости подготовить резервные механизмы для отправки отчетов.
Чем раньше начать подготовку, тем ниже риск оказаться в сложной ситуации в последний момент.
Об авторе
