Как правильно подготовить отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств - один из ключевых финансовых документов компании. Он показывает не то, сколько организация заработала "на бумаге", а сколько денег действительно поступило на счета и в кассу, откуда они пришли и на что были потрачены.

Именно поэтому прибыльный бизнес иногда сталкивается с нехваткой средств для выплаты зарплат, налогов или кредитов: прибыль и деньги - не одно и то же.

Грамотно подготовленный отчет помогает руководителю видеть реальную ликвидность, финансовому директору - управлять платежным календарем, инвестору - оценивать качество бизнеса, а банку - понимать способность компании обслуживать долг.

Ниже разберем, как собрать данные, классифицировать операции, проверить отчет и использовать его для принятия решений.

Зачем нужен отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств, или ОДДС, отражает изменения денежных ресурсов за выбранный период: месяц, квартал, полугодие или год. В нем фиксируются поступления и выплаты, сгруппированные по направлениям деятельности. В международной практике обычно выделяют операционный, инвестиционный и финансовый денежные потоки.

Такой подход позволяет понять не только итоговый остаток денег, но и причины его изменения.

Главная задача документа - ответить на несколько практических вопросов.

Сколько денег компания получила от клиентов? Хватило ли операционных поступлений на закупки, зарплату и налоги? Не финансирует ли бизнес текущие расходы за счет новых займов? Почему при росте выручки остаток на счете уменьшается? Без ОДДС ответы на эти вопросы часто строятся на ощущениях, а не на фактах.

Например, компания продала товаров на 20 млн рублей, но 14 млн приходится на отсроченные платежи. В отчете о прибылях и убытках такая продажа может увеличить выручку и прибыль, однако в ОДДС поступит только фактически полученная сумма.

Если поставщикам нужно заплатить 12 млн уже сейчас, бизнес может столкнуться с кассовым разрывом даже при формально хороших финансовых результатах.

ОДДС особенно важен для компаний с сезонным спросом, длинным производственным циклом, крупными проектами и отсрочкой платежа.

Он помогает заранее увидеть период, когда платежи превысят поступления, и принять меры: договориться с поставщиками, ускорить сбор дебиторской задолженности, привлечь кредитную линию или перенести необязательные расходы.

Какие данные нужно собрать до подготовки отчета

Подготовка начинается не с красивой таблицы, а с инвентаризации источников информации.

Для полноценного ОДДС понадобятся банковские выписки по всем расчетным, валютным и транзитным счетам, данные кассы, сведения о корпоративных картах, эквайринге, электронных кошельках и иных инструментах, через которые проходят деньги компании.

Отдельно следует собрать информацию о платежах, проведенных через подотчетных сотрудников.

Если работник получил деньги на карту и потратил их на командировку, закупку или представительские расходы, в управленческом отчете важно отразить экономический смысл операции, а не просто техническое движение между счетами.

• банковские выписки за весь отчетный период;

• кассовые отчеты и сведения о наличных остатках;

• реестры поступлений от покупателей;

• платежи поставщикам и подрядчикам;

• операции по зарплате, налогам и страховым взносам;

• кредитные договоры и графики погашения;

• данные об инвестициях, покупке и продаже основных средств;

• операции собственников: взносы, дивиденды, займы;

• внутренние переводы между счетами и подразделениями.

На этом этапе важно определить границы отчета. Если компания ведет несколько юридических лиц, необходимо заранее решить, составляется ли документ по одной организации или по группе.

При консолидации внутригрупповые переводы исключаются, иначе одна и та же сумма будет ошибочно показана как поступление и расход группы.

Полезно установить контрольную дату и единое правило признания операций.

Например, платеж считается совершенным по дате списания со счета, а поступление - по дате зачисления. Для управленческого учета иногда используют дату заявки или дату фактической оплаты, но выбранный принцип должен применяться стабильно.

Иначе сравнение месяцев потеряет смысл.

Если данные выгружаются из разных систем, их нужно привести к единому формату. Частая проблема - разные названия контрагентов, валют, статей и подразделений. Один и тот же поставщик может фигурировать как "ООО Альфа", "Альфа" и "Альфа, счет 1".

До классификации операций желательно очистить справочники и убрать дубли.

Структура отчета и основные виды денежных потоков

Классическая структура ОДДС включает три блока: операционную, инвестиционную и финансовую деятельность. Такое разделение показывает, какой именно процесс формирует или потребляет деньги.

Операционная деятельность связана с обычным бизнесом, инвестиционная - с приобретением и выбытием долгосрочных активов, финансовая - с привлечением и возвратом капитала.

Операционный поток включает оплату от покупателей, авансы клиентов, расчеты с поставщиками, выплату заработной платы, налоги, аренду, услуги связи, рекламу и прочие текущие расходы.

Для торговой компании сюда попадает закупка товара, для производства - сырье, энергия и услуги подрядчиков, для сервиса - расходы на персонал и привлечение клиентов.

Инвестиционный поток отражает операции, которые должны приносить экономический эффект в течение длительного времени.

Это покупка оборудования, транспорта, недвижимости, программного обеспечения, лицензий и долгосрочных финансовых вложений. Продажа основных средств и возврат инвестиций, напротив, формируют инвестиционные поступления.

Финансовый поток связан с источниками финансирования и отношениями с владельцами. В эту группу входят получение и погашение кредитов, выпуск долговых инструментов, вклады собственников, выплаты дивидендов, возврат займов участникам.

Проценты по кредитам могут классифицироваться по-разному в зависимости от учетной политики и целей отчета, поэтому правило нужно зафиксировать заранее.

После трех блоков обычно показывают чистое изменение денежных средств: сумму всех чистых потоков за период.

Затем к начальному остатку прибавляется или из него вычитается это изменение, и получается конечный остаток. Он должен совпадать с фактическими остатками на счетах и в кассе с учетом выбранного состава денежных средств.

Как правильно классифицировать операции

Классификация - самый трудоемкий этап подготовки ОДДС. Банк показывает только техническое назначение платежа, а отчету нужен экономический смысл.

Перевод на карту может быть зарплатой, подотчетом или дивидендами; поступление от физического лица может быть оплатой заказа, возвратом займа или ошибочным платежом.

Для начала создают справочник статей движения денег. Он должен быть достаточно подробным, чтобы управлять бизнесом, но не настолько громоздким, чтобы сотрудники выбирали статьи наугад. В небольшой компании обычно хватает 30–70 статей.

В холдинге или крупной производственной организации их может быть несколько сотен, однако чрезмерная детализация часто ухудшает качество данных.

• поступления от покупателей;

• авансы от клиентов;

• возвраты от поставщиков;

• закупка сырья и товаров;

• услуги подрядчиков;

• заработная плата и выплаты персоналу;

• налоги и страховые взносы;

• аренда и коммунальные платежи;

• маркетинг и продвижение;

• покупка оборудования;

• получение и погашение кредитов;

• дивиденды и взносы собственников.

Внутренние переводы между счетами компании не являются доходом или расходом.

Если организация перевела 500 тысяч рублей с расчетного счета на депозит, общая сумма денег не изменилась: она лишь поменяла форму размещения.

В детализации по счетам такой перевод отражается, но в консолидированном ОДДС его нужно исключить, иначе оборот окажется завышенным.

Особое внимание требуется операциям с НДС. Для отчета о фактических деньгах важно отражать сумму, реально списанную или зачисленную, то есть вместе с налогом, если именно такая сумма прошла по счету.

При этом в управленческой аналитике можно дополнительно показывать НДС отдельной статьей, чтобы понимать нагрузку на ликвидность.

Нельзя смешивать возврат тела кредита с процентами. Погашение основного долга обычно относится к финансовому потоку, а проценты - к расходам, связанным с финансированием или операционной деятельностью в зависимости от принятой методики.

Такое разделение помогает оценить, сколько компания тратит на обслуживание долга, а сколько фактически уменьшает задолженность.

Прямой и косвенный методы составления ОДДС

Прямой метод строится на фактических поступлениях и выплатах. В нем сразу видно, сколько получено от покупателей, сколько уплачено поставщикам, сколько направлено на зарплату, налоги и прочие расходы.

Для оперативного управления этот вариант обычно наиболее понятен: руководитель видит реальные денежные потоки без дополнительных преобразований.

Пример прямого расчета может выглядеть так:

Косвенный метод начинается с чистой прибыли из отчета о финансовых результатах. Затем прибыль корректируется на неденежные статьи и изменения оборотного капитала.

Добавляются амортизация и другие расходы, которые не повлекли платежа, исключаются неденежные доходы, учитывается изменение дебиторской задолженности, запасов и кредиторской задолженности.

Если дебиторская задолженность выросла на 2 млн рублей, это означает, что часть признанной выручки еще не превращена в деньги. При косвенном методе такую сумму вычитают из прибыли.

Если кредиторская задолженность выросла на 1 млн, компания получила отсрочку и временно сохранила деньги, поэтому показатель увеличивается на эту сумму.

Оба метода должны приводить к одному итогу по операционному денежному потоку. Прямой метод лучше подходит для платежного управления и бюджетирования. Косвенный - для анализа связи между прибылью и ликвидностью, а также для подготовки отчетности по стандартным правилам.

На практике компания может использовать прямой управленческий ОДДС и параллельно делать косвенную сверку.

Порядок подготовки отчета по шагам

Первый шаг - зафиксировать начальные остатки денег. Нужно проверить остатки по каждому банковскому счету, кассе, валюте и платежному инструменту на начало периода.

Если используется несколько валют, суммы пересчитывают по утвержденному курсу, а курсовые разницы отражают по установленным правилам.

Второй шаг - выгрузить все операции и убрать технический шум. В список попадут банковские комиссии, возвраты, переводы между счетами, списания по эквайрингу, конвертация валюты и операции по корпоративным картам.

Их нельзя бездумно удалять: сначала нужно определить экономическую природу каждой строки.

Третий шаг - присвоить каждой операции статью, направление деятельности, проект, подразделение и контрагента, если такая аналитика нужна. Полезно разделять обязательные и необязательные платежи, регулярные и разовые расходы, а также платежи, связанные с конкретным проектом.

Четвертый шаг - сгруппировать данные по периодам. Для ежемесячного отчета важно использовать одинаковые даты закрытия. Платеж, проведенный поздно вечером в последний день месяца и зачисленный банком уже в следующем периоде, должен отражаться согласно выбранному принципу признания.

Иначе месячные остатки могут не сойтись.

Пятый шаг - рассчитать чистые потоки по каждому разделу. Формула проста: чистый поток равен поступлениям минус выплатам. После этого рассчитывается изменение денежных средств за период и конечный остаток.

Шестой шаг - провести сверку. Конечный остаток по ОДДС должен совпадать с суммой денежных средств по выпискам, кассе и другим включенным инструментам. Если есть расхождение, проверяют пропущенные операции, дубли, даты, валютные пересчеты, комиссии и внутренние переводы.

Как контролировать качество и избегать ошибок

Самая распространенная ошибка - путать прибыль с денежным потоком. Продажа с отсрочкой увеличивает выручку, но не дает денег сегодня. Амортизация уменьшает бухгалтерскую прибыль, хотя в текущем периоде не требует платежа.

Аванс клиента, напротив, улучшает остаток денег, хотя выручка может быть признана позднее.

Вторая проблема - отражение кредитов как дохода. Полученный заем увеличивает деньги, но не делает компанию богаче: одновременно возникает обязательство вернуть средства. Поэтому кредит показывают в финансовом потоке и не включают в операционную выручку.

Третья ошибка - учет внутренних переводов как поступлений и расходов. Если счет компании А пополнился за счет счета компании А, общий денежный поток не изменился. Аналогичная ситуация возникает при переводе средств между счетом и кассой.

• не оставляйте крупные операции с категорией "прочее";

• не смешивайте личные траты собственника с расходами компании;

• отдельно проверяйте возвраты покупателям и поставщикам;

• сверяйте платежи по корпоративным картам с авансовыми отчетами;

• фиксируйте правила отражения комиссий и процентов;

• контролируйте курсовые разницы по валютным счетам;

• сохраняйте расшифровку каждой существенной строки.

Для контроля можно применять правило существенности. Например, все операции свыше 100 тысяч рублей должны иметь обязательную расшифровку по договору, проекту и ответственному менеджеру.

Порог зависит от масштаба бизнеса: для небольшого сервиса он может составлять 20 тысяч рублей, для крупной группы - несколько миллионов.

Хорошая практика - ежемесячное закрытие ОДДС с ответственными лицами.

Бухгалтер проверяет фактические операции, финансовый менеджер - классификацию, руководители подразделений - содержание платежей, а финансовый директор - выводы и прогноз. Такой процесс снижает риск того, что ошибки обнаружатся только в конце года.

Как анализировать готовый отчет

После подготовки ОДДС начинается самое полезное - интерпретация. Сначала смотрят на операционный денежный поток. Если он стабильно положительный, основной бизнес способен генерировать деньги самостоятельно.

Если показатель отрицательный, нужно выяснить причину: компания растет, накапливает запасы, дает клиентам длинную отсрочку или просто работает с низкой маржой.

Затем анализируют разрыв между прибылью и операционным потоком. Большая прибыль при слабом денежном потоке часто говорит о росте дебиторской задолженности, замораживании денег в запасах или агрессивном признании доходов.

В отдельные периоды это нормально, но постоянное расхождение требует управленческой реакции.

Инвестиционный поток обычно бывает отрицательным у развивающегося бизнеса: компания покупает оборудование, открывает новые точки, внедряет технологии.

Сам по себе минус не является проблемой. Важно понять, финансируются ли инвестиции из операционного потока и какой результат они должны дать.

Финансовый поток показывает зависимость от внешнего капитала.

Положительное значение может означать привлечение кредита или вклад собственника, а отрицательное - погашение долга и выплату дивидендов. Если операционный поток слабый, а финансовый постоянно положительный, компания может поддерживать текущую деятельность за счет новых займов. Это тревожный сигнал.

Полезно сравнивать фактический отчет с бюджетом движения денежных средств. Отклонения анализируют не только по сумме, но и по причине. Например, поступления ниже плана могли возникнуть из-за падения продаж, задержки крупного клиента или переноса отгрузки.

Расходы выше плана могут быть следствием роста цен, внепланового ремонта или слабого контроля заявок.

Бюджет движения денежных средств и прогнозирование

Фактический ОДДС описывает прошлое, а бюджет движения денежных средств помогает управлять будущим. Обычно прогноз строят на 12 месяцев с помесячной детализацией, а ближайшие четыре–восемь недель дополнительно ведут понедельно.

Чем выше неопределенность, тем чаще обновляют прогноз.

Начинают с плана поступлений. Его нельзя рассчитывать только по плану продаж. Нужно учитывать графики оплат клиентов, вероятность просрочки, сезонность, возвраты и условия договоров.

Если из 10 млн рублей продаж 40% оплачивается через 30 дней, деньги от этих сделок попадут в другой период.

Затем формируют календарь выплат. В него включают обязательные платежи: зарплату, налоги, аренду, кредиты, коммунальные расходы, закупки и договорные обязательства. Отдельно выделяют платежи, которые можно перенести без серьезных последствий.

Это помогает быстро реагировать на кассовый разрыв.

Пример прогноза на месяц:

Если минимально допустимый остаток установлен на уровне 2 млн рублей, прогноз выглядит приемлемо.

Если ожидаемый остаток опускается ниже этого порога, заранее оценивают варианты: ускорение взыскания дебиторской задолженности, перенос закупки, переговоры о рассрочке, использование кредитного лимита или сокращение необязательных расходов.

Хороший прогноз всегда содержит несколько сценариев. Базовый строится на наиболее вероятных условиях, оптимистичный предполагает более быстрые оплаты и высокий объем продаж, стресс-сценарий - задержку крупных клиентов, рост затрат или падение выручки.

Такой подход позволяет понять, сколько времени компания выдержит без дополнительного финансирования.

Автоматизация подготовки отчета

Небольшой бизнес может начать с электронной таблицы, если в ней есть единый справочник статей, контрольные формулы и понятные права доступа.

Но ручной перенос банковских операций быстро становится источником ошибок. При большом количестве платежей лучше использовать учетную систему, сервис финансового планирования или интеграцию с интернет-банком.

Автоматизация не отменяет финансовую дисциплину. Система не поймет самостоятельно, является ли платеж займом, авансом, дивидендами или оплатой поставщику, если правила не настроены. Поэтому сначала создают регламент: кто отвечает за классификацию, какие статьи разрешены, когда закрывается период, как исправляются ошибки.

Минимальный набор автоматических контролей должен включать:

• сверку конечных остатков с банковскими выписками;

• выявление операций без статьи и ответственного;

• контроль внутренних переводов;

• сравнение факта с бюджетом;

• отдельный отчет по просроченной дебиторской задолженности;

• уведомления о приближении к минимальному остатку;

• контроль платежей, превышающих лимиты.

При выборе инструмента важно оценивать не только стоимость лицензии, но и качество данных, интеграции, безопасность, резервное копирование и возможность разграничить доступ. Сотруднику, который создает платежную заявку, не обязательно видеть всю финансовую информацию группы.

Разные роли снижают риск ошибок и несанкционированных операций.

Практичный вариант для растущей компании - связать бухгалтерскую систему, CRM, банк и платежный календарь. Тогда факт поступления сравнивается с договором и счетом, а прогноз строится на реальных заказах и графиках оплат.

Но даже при сложной автоматизации финансовый директор должен регулярно просматривать нестандартные операции вручную.

Как представить отчет руководству или инвестору

Руководителю редко нужен файл на несколько тысяч строк. Ему необходима компактная управленческая версия с основными цифрами, динамикой и объяснением отклонений.

В верхней части можно разместить остаток денег, операционный поток, обязательные платежи на ближайший месяц, объем долга и прогноз минимального остатка.

В основной таблице показывают план, факт и отклонение. Красным выделяют не все отрицательные числа подряд, а действительно опасные ситуации: снижение поступлений, рост обязательных расходов, нарушение лимита долга, приближение к кассовому разрыву.

Отрицательный инвестиционный поток может быть запланированным и полезным, поэтому цветовая маркировка должна учитывать контекст.

К каждой существенной разнице добавляют короткий комментарий: "оплата клиента перенесена на следующий месяц", "закупка оборудования проведена раньше плана", "налоговый платеж увеличился из-за роста оборота".

Такой формат экономит время и превращает отчет из набора цифр в инструмент управления.

Для инвестора особенно важны устойчивость операционного потока, свободный денежный поток, зависимость от заемных средств и качество оборотного капитала.

Банк, как правило, дополнительно смотрит на регулярность поступлений, график обслуживания долга и наличие достаточного запаса ликвидности.

Отчет не должен маскировать проблемы. Если прогноз показывает дефицит денег через два месяца, лучше показать его и предложить план действий, чем переносить цифры между статьями.

Прозрачность повышает доверие и помогает принять решение до того, как проблема станет аварийной.

Практический пример подготовки ОДДС

Рассмотрим условную компанию "Север", которая продает оборудование. За квартал она получила от покупателей 18 млн рублей. Еще на 6 млн рублей оборудование отгружено с отсрочкой, поэтому эти деньги в отчет пока не попали.

Поставщикам перечислено 10 млн, сотрудникам и в виде налогов - 4,2 млн, за аренду и услуги - 1,1 млн рублей.

Операционный денежный поток составит 2,7 млн рублей: 18 млн поступлений минус 15,3 млн текущих выплат. При этом бухгалтерская прибыль может быть выше, поскольку в ней отражена вся отгрузка на 24 млн рублей.

Разница между прибылью и деньгами объясняется ростом дебиторской задолженности.

Компания дополнительно купила станок за 3,5 млн рублей. Это инвестиционный отток. Для его финансирования был получен кредит 4 млн рублей, а 1 млн направлен на погашение ранее выданного займа. Финансовый поток составит плюс 3 млн рублей.

Если начальный остаток составлял 5 млн рублей, конечный должен быть равен 7,2 млн рублей. Но аналитик не ограничивается этой цифрой.

Он отмечает, что часть инвестиционной программы профинансирована кредитом, а 6 млн рублей дебиторской задолженности пока не превратились в деньги.

Управленческий вывод может быть таким: компания сохраняет положительный операционный поток, но ей необходимо ускорить сбор задолженности и контролировать долговую нагрузку.

Если клиенты задержат оплату еще на месяц, свободные деньги могут снизиться, несмотря на формальный рост продаж.

Регламент и периодичность подготовки

Для стабильного результата нужен письменный регламент. В нем указывают состав денежных средств, перечень статей, правила классификации, порядок сверки, сроки закрытия и ответственных сотрудников.

Без регламента отчет начинает зависеть от конкретного специалиста: один менеджер относит комиссию к банковским расходам, другой - к стоимости продаж, а третий оставляет ее в категории "прочее".

Оперативный платежный календарь обычно обновляют ежедневно или несколько раз в неделю.

Фактический ОДДС для управления можно закрывать ежемесячно. Расширенный анализ для собственников и инвесторов проводят ежеквартально, а годовой отчет используют для оценки финансовой модели и планирования бюджета.

Ответственность лучше распределять по ролям:

• казначей или бухгалтер собирает подтвержденные операции;

• финансовый менеджер классифицирует движения и готовит аналитику;

• руководители подразделений подтверждают назначение платежей;

• финансовый директор анализирует отклонения и риски;

• руководитель компании утверждает решения по финансированию.

После закрытия периода данные желательно блокировать от незаметного редактирования. Исправления проводят отдельной корректирующей операцией с комментарием и датой. Это формирует аудиторский след: всегда понятно, кто и почему изменил показатель.

В итоге качественный отчет о движении денежных средств не просто таблица с приходами и расходами. Он связывает банковские операции, продажи, закупки, кредиты, инвестиции и решения собственников в единую картину.

Для его подготовки нужны единые правила, аккуратная классификация, регулярная сверка и честный анализ причин отклонений.

Если ОДДС составляется системно, компания заранее видит кассовые разрывы, понимает цену роста, контролирует долговую нагрузку и принимает решения на основании реальных денег, а не только бухгалтерской прибыли.

Частые вопросы

Нужно ли включать в ОДДС неденежные операции?

Нет, если операция не привела к движению денег. Бартер, взаимозачет или начисление амортизации не включаются в фактический денежный поток, но могут быть раскрыты отдельно как важные неденежные операции.

Как часто составлять отчет?

Для контроля ликвидности - ежедневно или еженедельно в форме платежного календаря. Полный фактический ОДДС обычно готовят ежемесячно, а глубокий анализ проводят ежеквартально.

Почему конечный остаток в отчете может не совпасть с остатком на банковском счете?

Причинами бывают неучтенные счета, наличные, операции в пути, курсовые разницы, дублирование внутренних переводов, ошибка в датах или включение средств, которые не относятся к компании. Расхождение нужно расследовать до утверждения отчета.

Об авторе

Армен А.

Редактор

Перейти на сайт Просмотреть все записи